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民主决策制度

   一、基本原则

1、依据中央、上级主管部门和学校关于民主决策的有关规定,规范集体决策程序,健全民主集中机制、强化监督检查措施,加大追究力度。

2、坚持科学民主决策原则,建立健全议事规则和决策程序,充分发扬民主,完善群众参与、专家咨询和集体决策相结合的决策机制,在法律和党内法规的框架下行事,保证决策的民主,形成高效有序、公开透明、规范自律的机制。

   二、范围和内容

档案馆民主决策的内容主要是指由档案馆作为决策主体,或由档案馆层面决定的,符合本单位情况和日常重要决策事项、人事任免、项目安排和大额资金使用。

  (一)重要决策事项主要包括:

1、档案馆贯彻执行学校和上级有关会议或文件精神、法律法规,和工作实际中决定的重大措施;

2、档案馆工作计划、规划、总结等;

3、档案馆机构设置和调整,岗位设置和聘用;

4、档案馆规章制度、管理规则的制定、修改与废除;

5、档案馆年度财务预算、财经政策、经费分配的审定、使用及执行进度等;

6、档案馆收入分配及福利待遇、奖励等关系全馆人员权益和切身利益的重要事项;

7、档案馆重要资产的分配、处置;

8、涉及档案馆安全稳定和重大突发事件的处理。

  (二)人事任免

1、档案馆科室负责人的任免;

2、奖惩决策及党纪政纪处分建议;

3、向学校或上级单位推荐干部及学术机构的人员选拔;

4、各级党代会代表、人大代表、政协委员等候选人的推荐、民主党派、党外代表人士的政治安排和实职安排的推荐。

  (三)重要项目安排

1、档案馆的重要活动、研究课题、年度预算、专项经费预算的立项、申报;

2、壹万元以上设备、大宗物资和服务的采购;

3、伍万元以上的修缮项目。

  (四)大额度资金使用

1、除负责核批支出内的年度预算外;

2、壹万元以上专项资金使用监管;

3、捐赠资金及受赠资金的使用。

    三、决策机制、程序和议事规则

建立集体决策机制。依照《中国共产党普通高等学校基层组织工作条例》等相关规定,通过馆务会等方式,讨论和决定本单位重要事项。

档案馆馆务会成员主要有:馆长、副馆长、支部书记、纪检委员、各科室主任等

(一)建立民主决策程序

凡需要提请馆务会讨论决定的事项,由馆领导及各科室提出动议,经分管领导审核同意,相关科室准备会议材料。

在提交馆务会决策前,提议人应认真调查研究,分析论证,充分听取各方面意见。对专业性、技术性较强的事项,应进行专家论证、技术咨询、决策评估;对涉及党员干部群众切身利益的事项,应实行听证和公示制度。

(二)集体决策议事规则

馆务会研究决定重事项时,必须严格执行以下议事规则:

1、非紧急情况下不得临时动议。

2、如遇重大突发事件和紧急情况,可以由个人、传阅、会签或个别征求意见等代替集体决策。决定人应对决策负责,事后应及时报告并按程序予以追认。

3、重要事项应以会议的形式集体研究决策。馆务会决策重要事项,到会人数必须为应到人数的三分之二(含)以上。应坚持一题一议,与会人员表示同意、不同意或缓议的意见,并说明理由。

4、重决策实行少数服从多数原则。会议作出决定采用表决制,出席会议的正式成员有表决权。

5、对少数人的不同意见,应认真予以考虑。讨论中意见分歧较大或发现有重大问题尚不清楚,除在紧急情况下按多数意见执行外,应暂缓决策,待进一步调查研究、交换意见或征求专业技术委员会意见后,再做决策,或向上级领导职能部门请示。

6、重要事项决策的情况,应包括决策事项、决策参与人及其意见、决策过程、表决情况、决策结论等内容,应以会议记录、备忘录等形式完整、详细留下文字性资料,并存档备查。

7、参与重要事项决策的个人对集体决策有不同意见,可以保留或向上级反映,但不得擅自改变或拒绝执行。如遇特殊情况需对决策内容作重大调整,应当重新按规定履行决策程序。

8、凡前次馆务会作出的决定,如需再次上会复议,必须有1人动议,并在会前征得半数以上应出席会议人员的同意,方可复议。

    四、保障机制

1、实行重要事项决策回避制度。如有涉及本人或亲属厉害关系,或其他可能影响公正决策的情形,参与决策或列席人员应当回避。

2、实行重要事项决策公开制度。除涉密事项外,涉及重要事项决策的事项应按照《高等学校信息公开办法》等有关规定予以公开。

3、实行重要事项决策的督查制度和报告制度。馆务会做出的决定,由相关人员应积极组织实施。结合年度考核等工作,对未按照程序和要求去做的情况,进行谈话提醒、批评等处理。馆领导应将贯彻落实重要事项决策的情况向按年度向学校报告;领导班子成员应将执行情况作为民主生活会和述职述廉的重要内容。

4、实行重要事项决策责任追究制度。对以下不履行或不正确履行重要事项决策制度情况的,提请学校依纪依法对班子主要负责人、分管负责人和其它责任人进行问责。

1)不执行集体的决定或擅自改变集体决定或未能按照集体的决定和分工履行自己的职责的;

2)应当经集体讨论决定的事项而未经集体讨论,也未征求其他成员意见,由个人或少数人决策(遇紧急情况除外);

3)未提供全面真实情况而直接造成决策失误的;

4)决策执行过程中,发现继续执行可能会造成失误或损失,不及时报告,能够挽回而不及时采取措施纠正的;

5)其他因违反重要事项决策制度,造成重大经济损失和严重后果的。

档案馆实施的重要事项制度,随时接受学校党委和纪委的监督检查。

《千亿手机app下载档案馆民主决策制度实施细则》自20181010日起实施,《实施办法》的解释权在档案馆馆务会。

  

办事公开制度

为促进和规范档案馆办事公开工作,增强办事透明度,提高服务质量和效率,保障师生、校友和其他组织的知情权、参与权和监督权,特制定本制度。

   一、公开内容

1、重大事项决策,包括档案馆工作规划、工作计划、工作总结等。

2、向师生、校友承诺办实事的事项和完成情况。

3、档案馆工作职责、工作职能和范围,办事程序和要求、办事时限和结果等。

4、档案馆服务承诺,以及违纪的投诉途径、处理办法等。

二、公开形式

1、设立制度公开专栏。在档案馆办公室墙上张贴相关制度和办事流程。

2、建设档案馆网站,在互联网上作全方位的公开发布。

3、通过职工QQ群、微信群公开馆内工作。对公众普遍关注和涉及其切身利益的事项,决策前公开,实施过程公开和实施结果公开。

4、根据情况,通过座谈会,离退休干部职工代表座谈会等形式,通报干部职工和离退休职工关心的问题。

三、基本要求

推行办事公开制度,是贯彻落实苏大委[2018]93关于进一步加强和推进机关作风效能建设的若干意见,是加强档案馆廉政建设、作风建设的重要举措。为此,档案馆各部室在推行办事公开工作中坚持依法公开、真实公开,注重实效、有利监督原则,必须把方便师生和校友,实用和实效放在首位。凡是法律法规规章有明确要求的档案有关事项,只要不属于党和国家秘密的事项,一律都要对外公开,免费为师生和校友提供优质的查档、用档服务。

  

首问负责制

为进一步增强档案馆干部职工的服务意识,提高服务水平。依据中共千亿手机app下载委员会《关于进一步加强和推进机关作风效能建设的若干意见》(苏大委[2018]93号),制定本暂行办法。

一、首问负责人是指与到校档案馆办理问讯事宜以及电话咨询的服务对象接触、联系、接受问讯的第一位工作人员。

二、首问负责人的责任:

1.服务对象到本馆联系办理事宜及咨询问题,在首问负责人职责范围内能够解决的,首问负责人应当及时办理,并告知有关事项,提供必要的资料,热情耐心地解答服务对象的询问。

2.服务对象提出办理的事项不属于首问负责人职责范围的,首问负责人应当热情相待,积极联系转交办理。属于本馆其他科室职责范围的,应当主动为对方联系并引见衔接。相关人员需进一步了解情况,并在规定时限内解决服务对象需要办理的事项。

3.服务对象需办理的事项不属于本馆职责范围的,首问负责人应当耐心解释,并尽自己所知给予帮助。

4.首问负责人应向服务对象告知规定的办事依据、办事程序和要求的全部书面材料,一次性告知能否办理、手续是否完备。对符合规定、手续齐全,能当场办理的应立即办理;不能当场办理的应出具回执并告知办事时限。

5.首问负责人在接待服务对象时,解答问题要耐心细致,服务态度要热情周到,要使用文明用语,禁用文明忌语。要为服务对象着想,不得冷漠待人,不得推诿扯皮,要充分体现档案馆工作人员良好的品德修养和精神风貌。(1)接听电话要做到铃响三声,必有应声先说您好,后报部门,再问事情;(2)接待来访要做到主动热情,耐心询问,清楚解答;(3)属于本馆职责范围内的工作,一律不准以不知道不清楚不归我管我还有事等为由推脱首问责任或敷衍问讯者;(4)遇到对政策理解有差异或无理取闹的服务对象,首问负责人和具体承办人要坚持原则,耐心说明,做好工作。

6.服务对象提出的问题,首问负责人最迟应在一周内将办理情况回复本人。

三、首问负责制要求档案馆全体人员熟悉档案工作业务,既明确自己的岗位职责,又了解本馆其他科室的工作职责;强化职业道德意识,树立为人民群众服务的思想;加强业务学习,提高服务水平和业务技能,保证办事效率和办事质量。

四、将首问负责制落实情况纳入能绩考核范围,与年度考核评比挂钩。对自觉遵守首问负责制,主动热情帮助服务对象解决问题的首问负责人和有关承办人员,应给予表扬鼓励。

首问负责人和有关承办人员违反首问负责制,有下列情节者,经查实,视情给予谈话教育、通报批评、调整岗位等处理。

1.首问负责人未及时将服务对象拟办的事项移交给有关人员;

2.有关人员未及时与服务对象联系或在规定时限内应解决而未解决问题的;

3.对服务对象提出的事项推诿扯皮、不负责任的或应当告知服务对象有关事项而没有明确告知的;

4.对服务对象态度冷漠甚至恶劣或使用文明忌语,造成不良影响的。

五、设立违反首问负责制投诉电话:62764319

六、本暂行办法自20181010日起实行,由校档案馆负责解释。

  

限时办结制度

一、限时办结制度,是指校档案馆服务对象到本馆利用档案,在符合规定和手续齐全的前提下,在规定或承诺的时限内办结其所诉求事项的制度。

二、档案馆工作人员必须认真负责地受理职责范围内的各项事项,热情主动地接待服务对象。

三、限时办结的具体期限

1、对于服务对象提出的具体办理事项,只要是符合规定、手续齐全的应马上办理;对不能即时办理的事项,经办人应即时对服务对象提交的材料和有关手续进行审核,一次性指出所有存在的问题,并逐一告知其解决的办法。

2、对于电话咨询、网上咨询事项,在5个工作日内回复;对于来信咨询事项,在7个工作日内回复。

3、需要报经馆务会议讨论或学校审批的事项,由相关科室抓紧落实报批,10个工作日内回复。

四、对服务对象申办事项,无正当理由不准延时办理。如特殊情况需延时办理的,经办人在按照职权规定报馆长审批,并告知服务对象延时办理的理由。

五、违反本制度,要根据情节轻重,按照有关规定追究相关人员的责任。

  

限时办结制度

一、限时办结制度,是指校档案馆服务对象到本馆利用档案,在符合规定和手续齐全的前提下,在规定或承诺的时限内办结其所诉求事项的制度。

二、档案馆工作人员必须认真负责地受理职责范围内的各项事项,热情主动地接待服务对象。

三、限时办结的具体期限

1、对于服务对象提出的具体办理事项,只要是符合规定、手续齐全的应马上办理;对不能即时办理的事项,经办人应即时对服务对象提交的材料和有关手续进行审核,一次性指出所有存在的问题,并逐一告知其解决的办法。

2、对于电话咨询、网上咨询事项,在5个工作日内回复;对于来信咨询事项,在7个工作日内回复。

3、需要报经馆务会议讨论或学校审批的事项,由相关科室抓紧落实报批,10个工作日内回复。

四、对服务对象申办事项,无正当理由不准延时办理。如特殊情况需延时办理的,经办人在按照职权规定报馆长审批,并告知服务对象延时办理的理由。

五、违反本制度,要根据情节轻重,按照有关规定追究相关人员的责任。

  

否定报备制

一、各科室对属于本室职责范畴的,不予受理的重要事项必须向馆领导请示报备,不得擅自否定不办。

二、馆领导接到否定请示报告后,应及时了解情况,必要时召开馆领导、科室主任会议集体讨论,区分不同情况,依规提出意见或予以纠正。

三、否定报备必须按照《千亿手机app下载档案馆限时办结制度》,用规范性文书告知当事人。

四、凡不予受理或不办理的,经办人要有记录,写清缘由,并整理归档,以便日后查证。

五、违反本制度规定的,追究各科室主要负责人责任。

  

否定报备制

一、各科室对属于本室职责范畴的,不予受理的重要事项必须向馆领导请示报备,不得擅自否定不办。

二、馆领导接到否定请示报告后,应及时了解情况,必要时召开馆领导、科室主任会议集体讨论,区分不同情况,依规提出意见或予以纠正。

三、否定报备必须按照《千亿手机app下载档案馆限时办结制度》,用规范性文书告知当事人。

四、凡不予受理或不办理的,经办人要有记录,写清缘由,并整理归档,以便日后查证。

五、违反本制度规定的,追究各科室主要负责人责任。