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进一步加强我处作风效能建设,规范后勤工作程序、工作人员行为,增强工作的透明度,提高工作质量、办事效率和服务质量,特制定以下工作制度。

一、岗位责任制

岗位责任制是指按照岗位职责要求,履行岗位责任,完成工作任务的一项制度。

岗位工作人员应当遵守以下工作规定:

1、保证岗位工作时间,严禁擅离工作岗位、聊天、玩游戏或办私事;

2、保持良好的工作精神状态,语言文明,举止大方,严禁工作日午餐饮酒;

3、熟练掌握岗位业务知识和技能,工作快捷高效;

4、文明优质服务,使用文明用语,使用普通话;

5、服从组织安排、听从组织调动、服从大局。

对违反本制度者,根据情节轻重,可分别给予诫勉谈话、批评等处理。

二、办事公开制

(一)公开内容:

1、政策公开。及时在处网站公开后勤相关政策规定、文件依据和相关下载表格。

2、职能公开。后勤管理处主要工作职责、科室设置及各科室工作职责等在后勤管理处网站公布。

3、办公信息公开。处各科室办公地点、业务咨询电话等信息在处网站公布,并在办公场所张贴科室指引,方便师生办事。

4、业务流程公开。在处网站公开在后勤办理业务的流程,以及所需提交的材料等事项。

5、收费项目公开。将收费项目、收费标准、收费依据等在后勤管理处网站公开,接受师生监督。

(二)公开要求:

1、实行意见反馈制。对于涉及广大师生员工利益的重要事项,每次公开后都要认真听取师生员工的反馈意见,及时做出回应。 

2、实行及时公开制。公开时间要与公开内容相适应,做到经常性的工作定期公开,阶段性工作逐段公开,临时性工作随时公开。对于公开内容中信息有变动的应及时在网站上及时更新。

3、实行领导负责制。凡公开的内容,严格实行分管领导负责制,由各业务分管处领导负责把关和督促落实。

三、首问负责制

首问负责制是指服务对象到我处咨询或办理有关事宜,首接工作人员必须负责解释、或交主办人员办理的一项制度。师生来我处办事时,第一个接受询问的工作人员即为首问负责人;来信、来电或通过电子邮件咨询的,接收人即为首问负责人。

(一)首问负责人的服务规范要求:

1、首问负责人在接待办事人员时,应做到热情主动、认真办理、语言文明、服务高效。

2、凡属本科室工作职责的,首问负责人应热情接待,耐心解释,按规定及时予以办理,严禁以“不知道”、“不属我管”等为由推脱或敷衍问询,如无法及时办理的,应主动向师生说明理由,并一次性告知相关程序和所需资料。

3、如不属于本科室的工作职责,首问负责人无法解答、解决的问题,有义务将师生引导到相关科室;相关科室工作人员出差或联系不上的,首问负责人应将前来办事师生的单位、姓名、联系电话及拟办事项等内容登记清楚,并负责转交给有关工作人员。

4、如不属于我处职责范围之内的,首问负责人应向师生说明情况,并告之其承办部门及该部门的详细地址或联系电话。

(二)对违反首问负责制受到投诉的工作人员,经调查属实的,将根据情节轻重进行处理。

四、一次性告知制

一次性告知制是指服务对象来我处办事或电话咨询有关办理事宜时,经办人员必须按规定口头或文字一次性告知其所要办理事项的依据、程序、时限、所需的全部材料以及不予办理理由的规定。

1、服务对象要求办理的事项,经办人应当场审核其有关手续和材料,对即时办理的事项要即时办理;对手续、材料不齐全或不符合法定形式的,应一次性书面告知其所需补正的手续和材料;申请人按照要求补正后,经办人员应当按时予以办理。

2、服务对象办理事项涉及其他部门的,或相关手续、材料不清楚,法律法规和规范性文件规定不明确等特殊情况,经办人应及时帮助其咨询了解或请示报告,并将结果告知当事人,不能一推了之。

3各科室工作人员的一次性告知要做到表述准确,介绍全面,讲求科学合理,减少中转环节,避免师生为同一事项跑两次以上,进一步提高办事效率。

4对违反本制度,按照规定追究相关人员的责任。

五、限时办结制

限时办结制是指服务对象提出的申请,在其符合相关规定及手续齐全的前提下,经办科室或经办人应在规定或承诺的时限内予以办结其所诉求事项的制度。

(一)限时办结要求:

1、工作人员要根据职责要求,科学、合理地确定所承办事项的办理时限。

2、对师生提出的办理事项,无正当理由不得延时办理。如特殊情况确需延时办理,工作人员应按照职权规定报科室负责人审批,并告知当事人延时办理的理由。

3、对特别紧急的事项,应急事急办的,各科室负责人必须亲自督办,优先办理。

4、寒暑假期间,各科室安排常态化值班,做好值班记录,确保信息通畅,及时妥善处理好师生员工各项来访事宜。因放假原因无法及时办结的,应及时向师生解释,并在开学后按照办结时限办理。

4、违反本制度,根据情节轻重追究责任。

(二)业务办结时限:

业务类型

办理条件

办理科室

办结时限

你拍我办

你拍”内容,有照片有文字说明

信息管理科

3个工作日

引进人员购房补贴申请

人力资源处办理购房补贴联系单

校产管理科

1个月

引进人员过渡房安排

人力资源处开具的通知单

校产管理科

当天办结

单身青年教工住宿安排

人力资源处签发的入校报到单

校产管理科

当天办结

单身青年教工租房补贴申请

经所在部门审核签字盖章的个人书面申请、租房合同

校产管理科

一年一次

新生入住安排

教务部提供本科新生名单;研究生部提供研究生新生名单

学生宿舍管理办公室

一年一次

研究生提前安排

研究生院提供提前入住学生汇总名单

学生宿舍管理办公室

当天

在校学生调、退宿申请

每年61-20日,学生提交经学院审批盖章的调、退宿申请表

学生宿舍管理办公室

一年一次

特殊情况学生、外来人员申请校内住宿

经相关部门审批、签字盖章的外来人员住宿申请表

学生宿舍管理办公室

当天办结

延长学年本科学生申请住宿

教务部提供延长学年学生名单、9月初个人提供个人证件

学生宿舍管理办公室

当天办结

延长学年研究生申请住宿

延长学年研究生在每年6月底前,在研究生院延毕系统网上提交

学生宿舍管理办公室

当天办结

传染病学生隔离宿舍安排

校医院开具的隔离建议书

学生宿舍管理办公室

当天办结

学生评奖评优宿舍事项

宿舍物业服务部加盖宿舍无违章证明的评优评奖申请表

学生宿舍管理办公室

当天办结

开具在校住宿证明

学生证等证件

学生宿舍管理办公室

当天办结

学生违章电器暂存/领取

暂存通知单发出七日内持检讨书

宿舍物业物业部

每学期末

物业维修

网上报修或宿舍物业报修

宿舍物业服务部

24小时内受理

团餐申请

加盖部门印章的申请表

膳食管理科

当场办结

会场使用申请

校内会议室管理系统预约

校园管理科

当场办结

空调安装申请

学校OA系统院系部门行文

能源管理科

当天办结

空调报修

向维保单位或楼宇物业报修

能源管理科

视情况而定

电梯报修

向维保单位或楼宇物业报修

能源管理科

24小时内

水电费缴费

根据收费标准

能源管理科

工作日除周四外

20万元以下维修改造项目立项

基本建设与维修改造立项申请表

工程委员会

视情况而定

20万元及以上维修改造项目立项

基本建设与维修改造立项申请表

工程委员会

视情况而定

日常零星维修报修

电话(65881112)、在线报修系统、楼宇物业

维修管理科

当天办结

医疗费报销

携就诊病历、发票、费用清单、转诊单,教职工填写《参保职工补充医疗补助单》,儿童统筹医疗填写《统筹医疗报销单》

医保办

现场办结

重症病人补助申请

就诊医院审核盖章的特定项目审批表,或疾病诊断书,含有自费金额的医疗费用发票复印件

医保办

现场办结

大学生外地门诊医疗费报销审核

医疗卡、IC卡、病历复印件、发票、身份证、学生证,及《学生门诊报核单》

医保办

现场办结

婚育状况证明

所在部门分管领导签字盖章的《职工婚育证明申请单》,申请单、双方结婚证、身份证复印件

医保办

现场办结

职工节育手术证明

结婚证、身份证

医保办

现场办结

儿童统筹医疗卡办理

工作证、独生子女证、一寸照片一张

医保办

现场办结

职工子女入托费用报销审核

独生子女证、工作证及入托发票(私托发票、幼儿园入托发票)

医保办

现场办结

职工子女少儿保险参保费报销

女工委员负责收齐所在部门参保费发票

医保办

现场办结

幼儿入园

3月份学生网上事务中心登记

幼儿园

4月底办结

门诊病人就诊

持苏州市社保卡和病历

校医院

现场办结

 

六、否定报备制

否定报备制是指在办理各项业务中,认为服务对象的诉求事项违背有关法律、法规和规范性文件的精神,决定不予办理的事项进行登记备案或请示报告的制度。

(一)适用范围:

1、与本部门或科室工作职能相对应的审批、审查、审核、验收以及其它环节,出现否定办理事项的。

2、本单位科室之间、与其他部门之间在处理事务出现不同意见,产生否定办理事项的。

3、代表本部门会签各种文件、参加各类各级别协调会或有关会议,产生否定办理事项的。

4、其它否定报备情况。

(二)否定报备要求:

1、经核实后不符合文件规定且不予办理的事项予以登记备案,要求登记被否定事项的单位或个人的联系电话、申请事项、否定理由和依据、经办科室和经办人姓名,经科室负责人审核后,报分管处领导批准。

2、否定报备必须按规定和承诺的时间办结,并采取适当形式告知服务对象。

3、服务对象要求退还被否定的申办材料的,应当退还。

4、各科室定期将所有否定报备材料进行装订归档。

七、AB岗工作制

AB岗工作制是指各科室在合理设置岗位、明确工作职责的基础上,某一岗位的工作人员不在位时,实行指定相同或相似岗位的工作人员代行其职责的制度,以保证工作的连续性。

(一)要求

1、各岗位工作人员因特殊情况确需短时间离开岗位的,须事先报经本科室负责人同意。属“窗口”岗位的,应由其他工作人员暂时代办其业务,避免师生到中心办事无人受理,防止工作停滞、拖延或中断。

2、各岗位工作人员因开会、出差、请假或其他原因一天以上无法到岗的,应提前向本科室负责人报告正在办理和待办的事项,并提前做好交接手续,因特殊原因来不及移交的,B岗应主动顶岗,AB岗间应做好工作衔接,不得推诿、扯皮,更不得缺岗。

3A岗负责处理本职岗位工作,并将有关情况主动告知B岗;B岗应熟悉了解A岗的工作内容,在A岗离岗期间代为行使A岗的岗位职责,对已明确、规范的事项,应及时办理,待A岗返岗后主动说明代行职责的情况,并将有关材料交A岗。

4、代岗人员应认真履行替代岗位职责,按规定及时办理相关业务,不得推诿、留置、拖延或不办。