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为贯彻落实《关于进一步加强和改进机关作风效能建设的若干意见》(苏大委[2018]93号)文件要求,改进作风,提高管理、服务质量和水平,提升管理效能和工作效率,实现按制度办事、用制度管人,特制定本制度。

    第一条民主决策制度。民主决策制实行集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定和少数服从多数的原则。定期召开处务会,对事关学生发展、部门规划、员工切身利益等重大问题和事项,实行充分讨论沟通基础上的表决制,对重大议题的意见存在较大分歧时,除紧急情况外,应暂缓做出决定,待进一步调查研究或交换意见后再作决定。参会人员对决策事项应充分发表意见,做到知无不言、言无不尽,并认真听取其他人员意见。对做出决定的问题,每个参会者应做到态度明朗、意见明确。决策事项涉及本人或直系亲属、近亲近姻关系时,参会者应主动回避。对民主决策中涉及需要工作保密的事项,任何人不得随意向外泄露,违反者将追究纪律责任。

    第二条岗位责任制度。实行部(处)长负首责,各分管领导各负其责的制度。制订完善部门工作职责,按学校定岗定员细化岗位工作目标和职责,做到部门工作职责和岗位职责张贴上墙,接受公开监督。属于科室职责和权限范围内的工作,按照有关程序予以处理。坚持全部(处)一盘棋,分工不分家,畅通信息渠道,对各类临时应急性信息及时参与协调和处理并在第一时间将情况上报相关领导。全体工作人员要坚守工作岗位,周到细致做好各类事务性工作,提高工作标准。

    第三条办事公开制度。学生工作部(处)以提高服务水平、效率和师生满意程度为目标,致力于把各项管理和服务工作置于师生的监督之下。坚持公开透明、公平公正和高效管理的原则,向服务对象公开服务内容、办事程序、办理时限等具体事项,作出公开承诺并接受管理和服务对象监督。直面服务对象需求,根据部门工作职责范围,按国家政策、学校规章制度梳理办事工作流程,通过相关方式公布;并将办理时限、办理结果通过邮件、短信等手段及时告知服务对象。

    第四条首问负责制度。师生或者外来人员到学生工作部(处)咨询或办理相关事项时,首位接待或受理的工作人员负责解答、办理或引荐到相关部门、科室。首次依照职责接待来访人的工作人员是首问责任人。首问责任人对服务对象来办理事务,要热情接待,详细解答,告知办理程序;根据管理相关制度条例,首问责任人对符合条件的申请,应当场受理。可以当场办理的,应当场办理;不能当场办理的,应当向来访人说明理由。不了解具体流程或涉及他部门事务的,要积极帮助联系,及时引导、转办。

首问责任人应当代为接收、转交,负责跟踪办理,并对接待办理事项进行登记,注明办事人姓名或单位名称、住址、联系电话、办理事项、所收材料的名称和数量、以及首问责任人、承办人、联系电话、处理情况等相关信息。建立登记台账,对重要来访人员的姓名、单位、时间、咨询或办理事项、结果等进行登记。

    第五条一次性告知制度。来电来访人到本部门咨询办事时,实行一次告知制。工作人员要坚持准确、全面、详细、客观的原则,对服务对象申请办理事项,要一次性告知服务对象办理流程、办结时限、办理所需提交的全部材料,并留全联系方式。能通过网络提交的材料,不让服务对象多跑路、多耗时。

来电来访人要求办理的事项,手续、材料齐全,符合有关规定和法定形式的,经办人应该即办理。来电来访人要求办理的事项,手续、材料不齐全或不符合法定形式的,经办人应口头或书面一次性告知其所需补充的手续和材料;来电来访人按照告知要求补充齐全后,经办人应及时给予办理。

来电来访人要求办理的事项不符合有关规定无法办理的,经办人应告知法律、法规或政策要求,并做好耐心细致的解释工作。

第六条限时办结制度。各类须经学生工作部(处)办理的事项,在手续完备、材料齐全且内容符合法律、法规及学校有关规定的前提下,在规定时限内应当现场办理办结。对于需要核实、材料不全、无法当场办结的事项,或确因公务繁忙不能当即办理的要说明原由,并告知来访者何时办理,一般均应在当天办理,最迟不能超过5个工作日,并应在规定和合理的时间内办结。

学生工作部(处)将落实限时办结制的情况纳入年度考核。对自觉遵守限时办结制,主动热情帮助校内外人员解决问题的工作人员,给予表扬鼓励;对未按时限办理或对应办事项造成延误的,经查实后要根据情节轻重,按照机关效能建设的有关规定追究相关人员的责任。

第七条否定报备制度。部门工作人员认为服务对象的诉求事项违背有关法律、法规和规范性文件的精神,决定不予办理的事项,要登记备案或请示报告,并向服务对象详细说明不受理、不办理的原因,做好登记备案,并向部(处)长报告。

属于超越经办人权限的事项,经办人员没有否定权,应及时请示领导,不得随意或滥用职权给予否定。领导接到请示报告后,应在规定的时间内,依法提出处理意见。需要向学校或上级主管部门报告的,提醒部(处)长及时报告。

第八条师生评议制度。定期向服务对象征求部门工作人员履职、服务质量情况,收集合理化建议、意见,不断提高部门工作人员业务能力和服务水平,切实改进工作作风和工作效率。条件允许,利用信息技术开发一事一评满意度测评,接受师生评议和监督。

本制度由学生工作部(处)负责解释。

本制度自公布之日起试行。