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为进一步加强财务处作风效能建设,规范财务处工作程序、工作人员行为,增强工作的透明度,提高工作质量、办事效率和服务质量,特制定以下工作制度。

一、办事公开制

(一)公开内容:

1、政策公开。及时在财务处网站、微信公众号公开财务相关政策规定、文件依据和相关下载表格。

2、职能公开。将财务处主要工作职责、科室设置及各科室工作职责等在财务处网站、微信公众号公布。

3、办公信息公开。将财务处各科室办公地点、业务咨询电话、自助报账投递机分布情况等信息在财务处网站、微信公众号公布,并在财务处办公场所张贴科室指引,方便师生办事。

4、业务流程公开。在财务处网站、微信公众号公开包括财务处报销业务、收退费业务、到账开票业务、预借票据业务、预算调整业务等所需提交的材料、办事流程、办结时限和处理结果。

5、收费项目公开。将收费项目、收费标准、收费依据等在财务处网站公开,并在财务处办公场所张贴公示,接受师生监督。

(二)公开要求:

1、实行意见反馈制。对于涉及广大师生员工利益的重要事项,每次公开后都要认真听取师生员工的反馈意见,及时做出回应。

2、实行及时公开制。公开时间要与公开内容相适应,做到经常性的工作定期公开,阶段性工作逐段公开,临时性工作随时公开。对于公开内容中信息有变动的应及时在财务处网站、微信公众号上进行更新。

3、实行领导负责制。凡公开的内容,严格实行分管领导负责制,由各业务分管处领导负责把关和督促落实。

二、首问负责制

师生来财务处办事时,第一个接受询问的工作人员即为首问负责人;来信、来电或通过电子邮件咨询的,接收人即为首问负责人。

(一)首问负责人的服务规范要求:

1、首问负责人在接待来财务处办事人员时,应做到热情主动、认真办理、语言文明、服务高效。

2、凡属本科室工作职责的,首问负责人应热情接待,耐心解释,按规定及时予以办理,严禁以“不知道”、“不属我管”等为由推脱或敷衍问询,如无法及时办理的,应主动向师生说明理由,并一次性告知相关程序和所需资料。
    3
、如不属于本科室的工作职责,首问负责人无法解答、解决的问题,有义务将师生引导到相关科室;相关科室工作人员出差或联系不上的,首问负责人应将前来办事师生的单位、姓名、联系电话及拟办事项等内容登记清楚,并负责转交给有关工作人员。
    4
、如不属于财务处职责范围之内的,首问负责人应向师生说明情况,并告之其承办部门及该部门的详细地址或联系电话。

(二)对违反首问负责制受到投诉的工作人员,经财务处调查属实的,将根据情节轻重给予点名批评。

三、一次性告知制

财务处各科室应结合各自工作职责和业务情况,采取一定方式向前来咨询或申请办理业务的师生一次性告知其所要办理事项的政策依据、办结时限、办事程序、所需的全部材料或不予办理的事由和依据。具体要求如下:

(一)报销业务:

1、对于不符合文件规定或者材料、手续不完备的报销单,会计核算科审核人员应将退单原因在《千亿手机app下载网上预约单补充资料通知书》或《千亿手机app下载网上预约单退单通知书》逐条勾选列明,一次性告知经办人退单所需补充的所有资料或者不能报销的原因,避免因遗漏造成二次退单;

2、对于前来领取退单的经办人,若对退单原因存有疑义或不理解之处,会计服务中心退单岗工作人员应耐心讲解、详细说明,直至经办人理解。

(二)其他业务:

1、其他业务办理同样遵循一次性告知原则,工作人员对手续、材料不齐全或不符合文件规定不能当场办理的事项,应一次性告知当事人其办事程序和需要提交的全部材料或不予办理的理由,并耐心解答对方的询问;

2、对师生所申办事项涉及多个部门或相关手续、材料不清楚,法律法规和规范性文件规定不明确等特殊情况的工作人员应及时帮助其咨询了解或请示报告,并将结果及时告知当事人,不能一推了之;

3、一次性告知可口头告知,必要时也可采取书面形式、关注千亿手机app下载财务处微信公众号、提供说明资料等其它形式告知;

4、各科室工作人员的一次性告知要做到表述准确,介绍全面,讲求科学合理,减少中转环节,避免师生为同一事项跑两次以上,进一步提高办事效率。

四、限时办结制

财务处对服务对象提出的申请,实行在其符合相关规定及手续齐全的前提下,在规定或承诺的时限内予以办结的制度。

(一)财务处各业务办结时限:

  

业务类型

办理条件

办理科室

办结时限

报销业务

符合规定、手续完备、银行账号信息正确

会计服务中心

会计核算科

网银支付3个工作日

国库支付7个工作日

会计档案查询业务

审批后的《千亿手机app下载会计档案利用审批表》

稽核科

当场完成,特殊情况当天完成

学生退费业务

职能部门审批后的退费资料

收费管理科

2个工作日

票据申领业务

职能部门签字盖章的票据申领单

收费管理科

当天分发票据

科研经费预算调整业务

职能部门办结的预算调整申请表

科研经费管理科

3个工作日

科研项目结余经费结转业务

结余经费收回及结转下拨的指标单

科研经费管理科

3个工作日

科研经费外拨预算调整业务

项目任务书、预算书、外协合同

科研经费管理科

当天

专项经费立项业务

审批后的立项依据、相关文件、拨款通知单、预算表

预算管理科

2个工作日

专项经费支出预算明细下达及中期调整

审批后的支出预算表

预算管理科

5个工作日

教职工出国(境)审批

OA公文系统流转至财务处

预算管理科/科研经费管理科

3-5个工作日

学生出国(境)审批

师生网上事务中心流转至财务处

预算管理科/科研经费管理科

3个工作日

项目经费审批人变更

手续齐全的《经费审批人及签名表》

预算管理科

3个工作日

公文流转处理

自收到公文后

综合科

1个工作日

师生网上事务咨询、建议、投诉的处理

自收到咨询、建议、投诉后

综合科

2个工作日给予回复

财务印章使用

相关科室审核

综合科

当场办理

在职人员工资卡号修改

本人身份证、新办银行卡

会计服务中心

当场办理

校外国内人员卡号修改

经办人在高级财务平台进行修改

会计服务中心

2个工作日审核通过

校外外籍人员信息录入

发送外籍人员护照复印件及银行卡信息至会计服务中心工资岗lwang01@guntechinc.com

会计服务中心

2个工作日添加至酬金系统

进校手续

进校手续单、身份证件、工资卡

会计服务中心

当场办理

离校手续

离校手续单、公务卡注销证明

会计服务中心

当场办理

委派科报销业务

收到报销单之后

会计委派科

一般3个工作日,上门取件单位5个工作日

往来款项查询业务

查询报销单是否支付或款项是否到账

会计服务中心/会计委派科(代理记账单位)

当天答复

  

(二)限时办结要求

1、对师生提出的办理事项,无正当理由不得延时办理。如特殊情况确需延时办理,工作人员应按照职权规定报科室负责人审批,并告知当事人延时办理的理由。

2、对特别紧急的事项,应急事急办的,各科室负责人必须亲自督办,优先办理。

3、寒暑假期间,各科室安排常态化值班,做好值班记录,确保信息通畅,及时妥善处理好师生员工各项来访事宜。因放假原因无法及时办结的,应及时向师生解释,并在开学后按照办结时限办理。

五、否定报备制

工作人员在办理各项业务中,认为服务对象的诉求事项违背有关法律、法规和规范性文件的精神,决定不予办理的事项,实行登记备案或请示报告制度。

(一)适用范围:

1、与本部门或科室工作职能相对应的审批、审查、审核、验收以及其它环节,出现否定办理事项的。

2、本单位科室之间、与其他部门之间在处理事务出现不同意见,产生否定办理事项的。

3、代表本部门会签各种文件、参加各类各级别协调会或有关会议,产生否定办理事项的。

4、其它否定报备情况。

(二)否定报备的形式及要求:

1、报销业务中,对于经核实后不符合文件规定且不予报销的报销单进行退单,退单直接在退单系统中予以登记备案,并每天做好退单情况表,记录退单预约号、经办人姓名、单位、联系方式、退单原因、退单人姓名等,与退单复印件一起保存备查。

2、对经核实符合否定条件的其他业务,由经办人员填写一式两份《否定报备登记表》(见附件一),登记被否定事项的单位或个人的联系电话、申请事项、否定理由和依据、经办科室和经办人姓名,经科室负责人审核后,报分管处领导批准,一份给服务对象,另一份由所在科室将其与申办材料一并存档备查。

3、否定报备必须按规定和承诺的时间办结,并采取适当形式告知服务对象。

4、服务对象要求退还被否定的申办材料的,应当退还。退还材料时服务对象出示身份证明并签收备查。

5、各科室定期将所有否定报备材料进行装订归档。

  

六、同岗替代制

(一)财务处某一岗位的工作人员不在位时,实行指定相同或相似岗位的工作人员代行其职责的制度,以保证工作的连续性。

    (二)各岗位工作人员因特殊情况确需短时间离开岗位的,须事先报经本科室负责人同意。属会计服务中心“窗口”岗位的,应由其他工作人员暂时代办其业务,避免师生到中心办事无人受理,防止工作停滞、拖延或中断。

    (三)各岗位工作人员因开会、出差、请假或其他原因一天以上无法到岗的,应提前向本科室负责人报告正在办理和待办的事项,并提前做好交接手续,因特殊原因来不及移交的,B岗应主动顶岗,AB岗间应做好工作衔接,不得推诿、扯皮,更不得缺岗。

(四)A岗负责处理本职岗位工作,并将有关情况主动告知B岗;B岗应熟悉了解A岗的工作内容,在A岗离岗期间代为行使A岗的岗位职责,对已明确、规范的事项,应及时办理,待A岗返岗后主动说明代行职责的情况,并将有关材料交A岗。

(五)代岗人员应认真履行替代岗位职责,按规定及时办理相关业务,不得推诿、留置、拖延或不办。

(六)财务处AB岗人员设置如下:

科室

岗位

A

B

会计服务中心

酬金岗

黄嘉成

王磊

工资岗

王磊

黄嘉成

退单岗

孙蕾

江建龙

开票岗

杜宇

吴俊

对账岗

吴俊

杜宇

会计核算科

复核岗

一岗多人

审核岗

一岗多人

出纳岗

朱峤

王汝超

综合科

综合管理岗

马智英

叶晓婷

财务信息科

财务信息岗

李洋

孙蕾/宗琦/邵亚芳/王弩/陆倚晴/肖雪芳/何爱群

科研经费管理科

科研经费预决算管理岗

邵亚芳

罗建文

预算管理科

系统管理员

胡永钢

部门预算管理岗

王弩

赵晶

专项经费预算管理岗

赵晶

严亚琴

预决算分析岗

严亚琴

王弩

收费管理科

学生收费管理岗、创收收入审核岗

秦慧莉

肖雪芳

票据管理、税收管理岗

肖雪芳

秦慧莉

稽核科

内部控制岗

何爱群

档案管理岗

孙春红

何爱群